Slik unngår du å drukne i HMS-dokumentasjon
-Tips for smartere håndtering
Mange bedrifter opplever at HMS-dokumentasjon blir et hav av papirer eller digitale filer ingen klarer å finne når det trengs. Her er noen tips for å gjøre dokumentasjonen mer håndterlig og nyttig:
Organiser alt på ett sted:
Unngå rot ved å samle alle HMS-dokumenter i én digital løsning eller mappe. Det gjør det enkelt for alle å finne risikoanalyser, avviksmeldinger og rutinebeskrivelser.Sørg for enkel tilgang:
Ansatte bør kunne finne nødvendig informasjon uten å måtte spørre. Tenk på delte mapper, intranett eller HMS-apper som gir rask tilgang på farten.Bruk sjekklister:
Opprett enkle sjekklister for oppgaver som risikovurderinger, vedlikehold og sikkerhetskontroller. Når noe er gjort, loggfør det direkte.Oppdater jevnlig – ikke alt på en gang:
Sett av tid til små, regelmessige oppdateringer i stedet for å bli overveldet av store revisjoner én gang i året.Automatiser det du kan:
Påminnelser for oppfølging, kontrollfrister eller dokumentasjonskrav kan enkelt settes opp i digitale systemer – så du aldri glemmer noe viktig.
"Resultatet?"
Med bedre håndtering av HMS-dokumentasjon sparer du tid, minsker stress, og gjør arbeidsplassen tryggere for alle. Det er ingen grunn til at dokumentasjon skal være en byrde – det kan bli en ressurs.
Oppnå kontroll på HMS-dokumentasjonen med Eik